Сабақ жоспары

Сабақ жоспары 2

Оқытушы: Сүгірбекова Ж

Пән: Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу

Мамандық – Исламтану

Тақырыбы: Құжат деректемелері мен формуляр.Оның құрамдас бөліктері.

Күні:

Сабақ түрі: Жаңа сабақ

Сабақтың мақсаттары: Теориялық материалдарды іс жүзінде қолдана білуге үйрету ,құжаттардың жазылу үлгілерімен таныстыру, жалпы іс қағаздарын сауатты жазуға үйрету

Күтілетін нәтижесі:

1Студенттер құжат деректемелерінің не екенін үйренеді

2. Қандай деректемелер бар екенін түсінеді

3. Іс қағазын жазу және толтыру ережесін түсіндіру

Оқуда қолданылатын әдіс-тәсілдер: Миға шабуыл әдісі арқылы жаңа сабақты түсіндіру

Сабақ жабдығы: үлгілік және оқулық

Пәнаралық байланыс: Қазақ тілі,хатшы ісі ,мұрағат ісі.

Негізгі: Ресми іс қағаздарын жүргізу

Қосымша: 1. Бөрібаев Б., Балапанов Е.Қ., Есжанов А.Е., Мамырбек Ғ.Б. Іс қағаздарының орысша- қазақша сөздігі. – Алматы: Дәуір, 2006.

Сауранбаев И.Т., Мусабаева Г.Г., Сарыбаев Ш.Н. Орысша-қазақша сөздік . – Алматы, 2005

Сабақтың барысы және уақытының өлшемі

Оқытушының қолы____________________________________________

Әдіскер ______________________________________

Деректемелер мен формуляр-үлгілер

Құжаттың жеке құрамды бөлігі деректеме (реквизит) деп аталады.

Құжаттардың міндетті деректемелеріне мыналар жатады:

• Ұйымның атауы- құжат атауы;

• Ұйымның коды- құжат авторы;

• Құжаттың (хаттардан басқа) атауы;

• Тақырыбы;

• Құжат түрінің коды;

• Құжатты толтыру мерзімі;

• Индексі;

• Мәтіні;

• Бұрыштамасы;

• Қойылған қолы;

• Құжаттың орындалғаны және іске тіркелгендігі туралы белгі;

Ұйымдастырушы-нұсқаулық құжаттар (ережелер, штаттық кестелер, бұйрықтар т.б.) ГОСТ 6.38.90 бекіткен «Ұйымдастырушы-нұсқаулық құжаттардың жүйесі. Құжаттарды толтыруға қойылатын талаптар» атты мемлекеттік стандартқа сәйкес келуі керек. Бұл стандарт құжаттардың құрамын, құжат тізбелерінің орналасуы мен мазмұнын, құжат деректемелерін, бланкілерге, мәтіндерге және олардың машинкаға басылуына қойылатын талаптарды белгілейді.

ГОСТ 6.38.90 ұйымдастырушы- нұсқаулық құжат деректемелерінің мынадай құрамын белгілейді:

1. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы;

1. ұйымның эмблемасы;

2. наградалардың бейнесі;

3. ұйымның коды;

4. құжаттың коды;

5. министрлік пен ведомстваның атауы;

6. ұйымның атауы;

7. құрылымды бөлімшенің атауы;

8. байланыс кәсіпорыннның индексі, пошта және телеграф мекен-жайы, телефонның, басқа байланыс құралдарының нөмірі, банкідегі есеп-шоттың нөмірі;

9. құжат түрінің атауы;

10. мерзімі;

11. индексі (ішкі нөмірі);

12. кіріс құжаттың мерзіміне сілтеме;

13. толтырылыған немесе шығарылған орны;

14. құжатты алуды гектейтін арнайы белгі (гриф);

15. мекен-жайы;

16. бекітудың арнайы белгісі (гриф);

17. шығарылған қарар;

18. мәтіннің тақырыбы;

19. бақылау туралы белгі;

20. мәтін;

21. қосымшаның бар екені туралы белгі;

22. қолы;

23. келісім белгісі (гриф);

24. бұрыштамасы (виза);

25. мөрі;

26. көшірмесін растайтын белгі;

27. құжатты толтырушының тегі мен телефон нөмірі;

28. құжаттың орындалуы мен іске тіркелуі туралы белгі;

29. барлық мәліметтердің компьютерге енгізілгені туралы белгі;

30. құжаттың келіп түскені туралы белгі (17,119);

Деректеме толық және дәл мәлімет беруі керек, әрі жалпыға ортақ стандарт бойынша толтырылуға тиіс. Үлгі ретінде кейбір реквизиттердің толтыруын көрсетейік.

Мекен – жай. Құжаттар ұйыидарға, олардың құрылымдық бөлімшелеріне және лауазымды адамдарға жіберіледі.

Алматы электромеханика зауыты

Қамтамасыз ету және өткізу бөліміне

«Эталон» зауытының директоры

К.Ыбраев мырзаға

Егер құжат бірнеше ұйыидар мен бөлімшелерге жіберілсе, оларды жалпылап көрсетеді.

«Эмикс» фирмасы қызметтерінің

бастықтарына

Құжатты төрттен көп адреске жібергенде, тізім жасалады және әр құжатта бір ғана мекен-жай көрсетіледі.

«Мекен- жай» тізбесінің құрамына өз тәртібі бойынша толтырылған поштаның мекен-жайы да кіруі мүмкін. Жеке тұлғаға жіберілген құжатқа мекен-жай міндетті түрде қойылады. Мысалы:

480025, Алматы қаласы,

Абай даңғылы, 67, 45- пәтер

Қ. Исабаевқа

Құжатты толтыру не шығару орны әкімшілік – аумақтық бөлініс бойынша толтырылады. Мысалы: Алматы қ-сы; Талғар қаласы, Алматы облысы; Үшарал қаласы, Алматы облысы.

Бекіту грифі. Мұнда «Бекітемін» сөзі, лауазым аты, жеке қолы, тегі мен аты –жөні және күні жазылады. Мысалы:

Бекітемін

«Азимут» туристтік агенттігінің

Директоры

Қолы.... А.Сабиров

12.07.97.

Егер құжат арнайы бланкіде толтырылымаса, лауазым атына кәсіпорынның атауы қосылады (соңғы мысалдағындай). Құжатты бұұрықпен не хаттамамен бекітерде бекіту грифі, мысалы, былай толтырылады:

БЕКІТІЛДІ

Директорлар Кеңесі мәжілісінің

Хаттамасы

15.03.1997, №5

Мәтіннің тақырыбы. Құжат түрімен грамматикалық жағынан сәйкестендіріліп құрылған мәтіннің тақырыбы құжаттың қысқаша мазмұныны көрсетеді. Мысалы: «Агенттіктің құрамын қайта құру туралы» бұйрық. Тақырып А4 форматты (297*210мм) құжаттарда көрсетіледі. Мәтіннің тақырыбы не туралы? деген сұраққа жауап қысқа және дәл болуы қажет. Мысалы «...өзгерту туралы», «...іссапарға жіьеру туралы», «...күшін жою туралы».

Мәтін- құжаттың негізгі деректемесі. Ол негізгі екі бөлікке бөлінеді. Біріншісінде- құжатты толтыруға негіз болған жай көрсетіледі. Екіншісінде- қорытындылар, ұсыныстар, нұсқаулар немесе өтініш-тілектер жазылады. Тіпті, мәтін бір ғана тіркестен тұрғанда, оның бірінші бөлігінде құжатты жасаудың себебі немесе негіздемесі айтылып, екінішісінде- шешім, нұсқау, өтініш хабарланады.

Мәтін азат жолдарға бөлінеді, қажет болғанда рубрикаларға (айдарларға) бөлініп, тақырыпшалар қойылады. Бұл, әсіресе, ақпараттық құжаттарда: баяндама, есеп беру, шолуларда қажет.

Басқа тізбелерде де ГОСТ-те берілген үлгілерге сәйкес қолданылады.

Формуляр-үлгі- құжаттың бірыңғай пішімге түскен моделі. Оны құжаттың пішімі деп те атайды. Формулярда түрлі деректемелердің-тұрақтыларының да, өзгеріп тұратындарының да- орналасу аумағы анық көрсетіледі. Тізбелердің құжат парағындағы бір ізділігі және ұзындығы белгіленеді.

Тұрақты деректеме баспаханалық жолмен дайындалған бірыңғай формаға немесе фирмалық бланкі деп аталатын қағазға түсіріледі.

Ауыспалы (өзгермелі) деректеме құжатты жасау кезінде түсіріледі.

Машинкада, баспаханада немесе компьютерде дайындаудың ережесі, құжаттың дизайны «Машинкада жазу мен іс жүргізу бойынша басшылық» деп аталатын оқу құралында берілген.