Акт – белгілі бір оқиғаны, іс-әрекетті, жағдайды немесе тексеру нәтижесін ресми түрде тіркеп, куәландыратын құжат. Ол ұйымдарда, мекемелерде, оқу орындарында, кәсіпорындарда және түрлі салаларда кеңінен қолданылады. Акттің негізгі мақсаты – болған жағдайды нақты, дәл және объективті түрде құжаттап, кейін қажет болған жағдайда дәлел ретінде пайдалану.

? Акттің мақсаты

• Болған фактіні ресми түрде растау
  
  

• Тексеру, қабылдау, есептен шығару нәтижесін бекіту
  
  

• Даулы мәселелерде дәлел ретінде қолдану
  
  

• Есеп пен бақылауға негіз болу
  
  
  

Акт әдетте бірнеше адамнан тұратын комиссияның қатысуымен жасалады. Құжатта акт жасалған күн мен орын, оны құрастырушылардың аты-жөні мен лауазымы, акт жасалуының себебі көрсетіледі. Негізгі бөлімінде тексерілген немесе қаралған мәселенің мән-жайы толық сипатталып, нақты деректер мен нәтижелер жазылады. Соңында қорытынды немесе ұсыныстар берілуі мүмкін.

Акттің құрылымы қалыптасқан тәртіпке сай болады. Алдымен құжаттың атауы жазылады, одан кейін күні мен орны көрсетіледі. Кіріспе бөлімінде комиссия құрамы мен акттің жасалу негізі беріледі. Негізгі бөлімде оқиға немесе тексеру барысы мен нәтижесі баяндалады. Қорытынды бөлімінде шешімдер, тұжырымдар немесе ұсыныстар келтіріледі. Соңында актіні жасаған адамдардың қолдары қойылады.

Акттің түрлері көп. Мысалы, қабылдау-тапсыру актісі – мүлікті немесе жұмысты бір тараптан екінші тарапқа беру кезінде жасалады. Тексеру актісі – бақылау немесе тексеру нәтижесін тіркеу үшін қолданылады. Түгендеу актісі – материалдық құндылықтардың нақты бар-жоғын анықтау мақсатында жасалады. Сондай-ақ жазатайым оқиға актісі, жарамсыздық актісі, бұзу актісі сияқты түрлері де бар.

Акт ресми құжат болғандықтан, оның мазмұны нақты, қысқа әрі түсінікті тілмен жазылуы тиіс. Эмоциялық сөздер қолданылмайды, тек шынайы деректер беріледі. Барлық мәлімет дәл және толық көрсетілуі қажет, өйткені акт кейін даулы мәселелерді шешуде немесе есеп беру кезінде заңдық маңызға ие болуы мүмкін.

Қорытындылай келе, акт – ұйым қызметіндегі маңызды құжаттардың бірі. Ол белгілі бір жағдайды тіркеп қана қоймай, жауапкершілікті айқындауға, шешім қабылдауға және құжаттық дәлел ретінде пайдалануға мүмкіндік береді. Сондықтан актіні дұрыс рәсімдеу мен мазмұнын сауатты жазу іс жүргізу мәдениетінің маңызды бөлігі болып табылады.