Мәліметтер базасы туралы негізгі түсінік

№4 Лекция

Мәліметтер базасы туралы түсінік

1. Мәліметтер базасын басқару жүйелері (МББЖ)

Access программасы – бұл мәліметтер базасын басқару жүйесі (BD-СУБД - МББЖ).

Басқару жүйесі дегеніміз - көлемді мәліметтер жиынын тұтынушыларға ыңғайлы түрде бейнелеп, белгілі бір форматта сақтап қана қоймай, оны ары қарай өңдеуге арналған программалар кешені. Access жиі қайталанып отыратын операцияларды автоматтандыруға мүмкіндік береді (мыс., жалақы есептеу, құнды материалдарды есепке алып отыру, т.с.с.). Access көмегімен мәліметтерді енгізу мен оларды көруге арналған ыңғайлы форматтар жасауға және оларды қағазға басып шығаратын күрделі басылымдар (отчеты) құрастыруға да болады. Access Windows ортасында жұмыс істейтін программа болғандықтан (екеуін де Microsoft фирмасы жасаған), олар бір-бірімен өте үйлесімді түрде жұмыс істей алады. Access программасы Windows басқаруымен істейтін МББЖ болғандықтан, мұнда да басқа программалардан (және керісінше) буфер арқылы кез келген мәліметті қиып алуға, көшіруге және кірістіріп қоюға болады. Access – бұл реляциялық МББЖ, яғни мұнда бір мезетте бірнеше мәліметтер базасының кестелерімен қатар жұмыс істей беруге болады. Реляциялық МББЖ мәліметтер құрылымын қарапайым етіп құрастырып, жұмыс істеуді жеңілдетуге мүмкіндік береді. Access кестесін басқа компьютердегі немесе сервердегі мәліметтермен байланыстыруға және де мұнда Paradox немесе Dbase МББЖ-де жасалған мәліметтерді пайдалана беруге болады. Access мәліметтері Excel кестелерімен де оңай әрекеттесе алады.

2. Access МББЖ-сында көптеген қосымша сервистік мүмкіндіктер бар.

Шебер (Мастер - Wizard) – белгілі бір есепті шығаруға немесе бекітілген типтегі объектіні жасауға арналған арнайы программа.

Өрнектер, мыс., Access ортасына енгізілген мәліметтің дұрыс мәнді екендігін тексеру үшін пайдаланылатын формулалар.

3. Мәліметтер базасы (МБ)

Информациялық жүйенің өңделетін объектісі, қоршаған ортаның белгілі бір саласының немесе бір пән аймағының нақты объектілері жайлы берілген мәліметтер жиыны. Екі өлшемді кестелерден тұратын мәліметтер базасы реляциялық база болып саналады. Әрбір кесте бекітілген бағаналар санынан және бірнеше (айнымалы) жолдар санынан тұрады.

Макет – алдын ала жасалған бағаналар сипаттамасы (ені, мәлімет типі, келісім бойынша мәні, т.с.с.). Кестенің әрбір жолы жазба (запись - record) деп аталады. Жолдар рет-ретімен нөмірленіп отырады.

Әрбір бағана өріс (поле - field) болып саналады, онда нақты мәлімет болады. Алдын ала өрістің қайталанбас аты; өрістің типі ; қосымша сипаттамалары (ұзындығы, форматы) бекітіледі. Өрістің санын, олардың аттарын және типтерін өзгертуге болады, бірақ бұл кестенің макетін өзгерту деген сөз. Бір өріс бірнеше кесте ішіне кіре алады.

4. MS Access объектілері :

• Кесте – мәліметтер базасымен жұмыс істеуге арналған негізгі объект, бір тақырыпқа берілген нақты мәліметтер жиыны. Ол өрістер (поля) мен жазбалардан (записи) тұрады.

• Форма – кесте мәліметтерін экранда бейнелеу жолы немесе оларды басқару мүмкіндіктері, форма мәліметті енгізу, көру және толықтыру үшін қолданылады.

• Сұраныс (запрос) – керекті мәліметтерді бір немесе бірнеше кестеден белгіленген шарттарға байланысты таңдап алу тәсілі. Сұраныс беру арқылы берілген өрістерден немесе басқа кестеден алынатын өрістерден тұратын виртуалды кестелер құруға болады.

• Басылым (отчет) – мәліметтердің керекті құрылымын баспаға шығарып қағазда бейнелеу тәсілі.

5. Мәліметтер базасын жобалау кезеңдері

МБ кестелерін, формаларын және басылымдарын жасаудан бұрын олардың жобасын құрып алу керек. Жобаның басты қызметі – оны орындау барысында белгіленген жолдан ауытқымау қажет. Мәліметтер базасы — күрделі объект, оны жоспарлауға жұмсалған уақыт жалпы жұмыстың орындалуын тездетеді. Мәліметтер базасының құрылымы алдын ала жасалмаса, оның объектілерін жиі-жиі қайта құрастырып уақыт жіберуге тура келеді. Мәліметтер базасын жобалауды оның нәтижесін алуға керекті объектілердің эскизін құрудан бастайды. Сонан соң объектілер арасындағы байланысты анықтап, сол байланыстарға қойылатын талаптарды да жазып шығу керек.

6. MS Access екі режимде жұмыс істейді:

1) Жедел (оперативті) режим – бірден МБ (мәліметтер базасы) терезесінде жұмыс істеу, яғни оларды қарау, өзгерту, керектісін таңдау жұмысын жүргізу;

2) Конструктор режимі – алдын ала объект макетін-жобасын, құрылымын жасау және оны толықтырып өзгерту

7. Мәліметтер типтері:

• мәтіндік (текстовый);

• сандық (числовой);

• ақшалық (денежный);

• санауыш (счетчик);

• дата/уақыт (дата/время);

• логикалық (TRUE немесе FALSE);

Мәтіндік өрістер. Өріс аты енгізілгенде, келісім бойынша (по умолча-нию) MS Access мәліметке бірден мәтіндік тип тағайындап, өріс енін 50 символ сиятын етіп алады. Өріс енін өзгерту үшін, «Өріс қасиеттері» бөліміндегі Өріс мөлшері жолына оның жаңа еніне сәйкес бүтін сан (1-ден 255-ке дейін) енгізу керек. Мыс., егер өріс ені 25 болса, онда бұл өріске ұзындығы 25 символдан аспайтын сөз тіркесін енгізуге болады.

Сандық өрістер

Сандық мәндер енгізілетін өріс типтерін пайдалану ережелері мынадай:

1. Сандық типтегі мәлімет енгізілісімен автоматты түрде ол тексеріледі. Егер мәлімет ішінде мәтіндік немесе арнайы символдар болса, MS Access қате болғанын хабарлайды және мәлімет енгізілмейді.

2. Тек сандық өрістер мәліметтерімен математикалық операциялар орындалады.

Өріс мөлшері жолының қасиеттерін пайдаланып, сандық типтегі өрістер үшін мынадай типтер орнатуға болады:

Ақшалық типтегі өрістер. Ақшалық өріс сандық өріске ұқсайды. Одан айырмасы - ақшалық өріс үшін Формат поля өрісі автоматты түрде Денежный мәнін қабылдайды. Ал Число десятичных знаков жолы үтірден кейін екі таңба қабылдайды, бірақ оны өзгертуге де болады. Ақшалық типтегі сандармен - бүтін сандар үшін 15 таңбамен, бөлшек үшін 4 таңбамен арифметикалық операциялар орындай беруге болады. Бұл өріс ені 8 байт болып тағайындалған.

Санауыш (счетчик) типіндегі өрістер. Санауыш типіндегі өрістер мәні автоматты түрде жаңа жазба енгізілген сайын бірге өзгеріп отыратын реттік нөмір болып табыла-ды. Олар қайталанбайды және өзгертілмейді, көбінесе кестелерді бір-бірімен байланыс-тыру үшін қажетті өріс болып табылады.

Дата/уақыт өрістері. Дата немесе уақыт, әйтпесе осы екеуі қатар енгізілетін өріс. Оның арнайы форматын алдын ала таңдап алу керек. Бұл өрістің ерекшеліктері:

1. MS Access датаны енгізіп көрсетуді бірнеше форматта орындай алады. Оның нақты нұсқасы Кесте конструкторы-ның Формат поля қасиеттерінде көрсетіледі. Мәліметтерді сақтау кезінде бұлар автоматты түрде ішкі бейнелеу форматтарына айналып кетеді.

2. Датаны енгізу кезінде MS Access оның форматын тексеріп, тек дұрыс форматтағы даталарды енгізеді.

Бұл өрісте кез келген дата мен уақыт 1 қаңтар 100 ж. бастап 31 желтоқсан 9999 ж. дейін енгізіле береді Бұлар сақталу кезінде 8 байт орын алады.

Логикалық өрістер. Логикалық өрістер (Yes No) - мүмкін екі мәннің бірін қабылдайды (ақиқат/жалған; иә/жоқ; қосылған/қосылмаған, ұл/қыз). Формат поля жолы арқылы логикалық өріс арнайы форматты немесе ішкі үш мәндердің бірін қабылдайды: Истина/Ложь, Да/Нет немесе Вкл/Выкл. Мұндағы Истина, Да және Вкл логикалық True мәніне, ал Ложь, Нет және Выкл мәндері логикалық False мәніне сәйкес келеді.

Жаңа мәліметтер базасы файлын ашу

1 сурет Access-тің алғашқы диалог терезесі

Егер диалог терезесі экранға шығарылмаса, онда Файл | Создать командасын немесе Базы данных аспаптар тақтасындағы Создать батырмасын шерту керек. Сонда Access 2-суретте көрсетілген Создание диалог терезесін экранға шығарады.

2 сурет. МБ жасау вариантта-рын таңдау терезесі

Файл новой базы данных терезесі шыққан соң, керекті буманы ашып, оның ішінен, мыс., student атты файл ашу қажет.

Имя файла жолына осы файл атын енгізу керек.

Ескерту МБ файл атын жазған кезде оның ұзындығы 255 символдан аспауы тиіс және файл атында мынадай символдар: \ ? : * « < > | қолданылмайды.

МББЖ - жаңа база құрылымын құруға арналған программаның құралдар кешені, оны құрамын толықтыру, құрамында барды редакциялау және апаратпен көрсетушілік (визуализация). База ақпаратын көрсетушілік ретінде берілген критерийге сәйкес бейнеленетін мәліметтерді іріктеу, оларды реттеу, сосын шығаратын құрылғыға беру немесе байланыс арналары бойынша беру.
Кез келген МББЖ мәліметтермен төрт қарапайым операция орындауға мүмкіндік береді:
■ кестеге бір немесе бірнеше жазбаны қосу;
■ кестеден бір немесе бірнеше жазбаны жою;
■ кейбір өрістердің бір немесе бірнеше жазбаларындағы мәндерді жаңарту;
■ берілген шартты қанағаттандыратын бір немесе бірнеше жазбаларды табу.
МББЖ-ның тағы бір функциясы - мәліметтерді басқару. Мәліметтерді басқару ретінде, әдетте, мәліметтерді рұқсат етілмей қол жетуден қорғау, мәліметтермен жұмыс режимін көп мәрте пайдалануды қолдау және мәліметтердің тұтастығы мен үйлесімділігін қамтамасыз ету түсініледі.