Ашық сабақ. Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат жəне оның құжат айналымындағы орыны

1 слайд
ШЫМКЕНТ ҚАЛАЛЫҚ БІЛІМ БАСҚАРМАСЫ № 4 колледж Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат жəне оның құжат айналымындағы орыны

2 слайд
Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат жəне оның құжат айналымындағы орыны Қағаз негіздегі істердің, сондай- ақ ақпарат көздері болып табылатын əртүрлі автоматтандыры лған жүйелердің мұрағаттары қазір əрбір ұйымда бар деуге болады. Бұл ретте біз электрондық мұрағат жүйесін құруға негіз болатын алғышарттар жөнінде жəне мұндай жүйені ендіруден келетін пайда туралы тоқталайық .

3 слайд
321 қағаз құжаттарды сақтауға кететін шығын электрондық құжаттарды сақтауға кететін шығыннан 80 пайызға асып түседі интеллектуалдық қызметкерлер қажетті құжаттарды іздеуге уақытының 40 пайызын жұмсайды ; қайталап қолдануға болатын құжаттардың 70 пайызы жаңадан қайта жасалады ; Forrester Research, Media Asset Management секілді дереккөздер ақпараты бойынша электрондық мұрағат жүйесін жасауға негіз болатын себептік алғышарттар мыналар :

4 слайд
• - к ə сіпорындарда құрылымдық жүйеге түсірілмеген ақпараттар • көлемі жыл сайын 200 пайызға өсіп отырады ; • - құжаттардың 30 пайызы белгіленген мерзімнен кеш өңделеді ; • - құжаттардың 6 пайызы жоғалып кетеді ; 4

5 слайд
Қағаз негізді құжаттарды мұрағаттаудың тағы бір проблемасы : • - мұрағаттағы құжаттардың 3 пайызы дұрыс • орналастырылмайды ; • - 6 пайызы мүлдем жоғалады ; • - құжаттардың 60 пайызы қозғаусыз қалып жатады немесе • ұмытылады . • Жақсы ұйымдастырылған к ə дуілгі мұрағаттардың өзінде құжат • іздеуге 10 күнге дейін уақыт кетеді , оның үстіне сұралған ə рбір • оныншы құжат табылмайды .

6 слайд
• Осыған байланысты неғұрлым құнды құжаттар пайдалануға тіпті • берілмейтін болады . Өйткені олардың жоғалып кетуінен қорқады . • Бұған қоса қағаз негіздегі ақпараттарды сақтау құны өсіп барады , ал • мұрағат тиімділігі жалпы алғанда түсіп барады . Бұл басшылық үшін • нағыз бас ауыртатын м ə селе .

7 слайд
Қағаз құжаттар секілді электрондық құжаттар да кез келген к ə сіпорын үшін ақпарат капиталының негізі болып табылады . Құжаттардың сақталуын басқару процесі мемлекеттік стандарттармен реттелген , оған салалық ерекшеліктер көп ə сер ете алмайды . К ə сіпорында « Электрондық мұрағат » жүйесін ендіру құжаттарды сақтаудың құрылымдық т ə ртібін ретке келтіреді ж ə не қағазсыз технологияға көшу процесін жеделдетеді .

8 слайд
Электрондық мұрағат дегеніміз : • құжаттарды өнерк ə сіптік негізде сканерден өткізу ; • ретроспективтік айырбас ( қағаз құжаттарды жаппай электронды түрге көшіру ); • ұйымның ақпараттық ресурсын жасау ; • м ə ліметтер мен құжаттар қоймаларын басқару жөніндегі процедураларды автоматтандыру .

9 слайд
• Электрондық мұрағат ақпараттық технология , мұрағат ісі , құжат • айналымы мен бизнес - процесті басқару қызметтерінің тоғысқан тұсы • болып табылатын жоғарыда аталған процестерді түгелдей біріктіреді .

10 слайд
« Электрондық мұрағатты басқару » ( халықаралық термин бойынша – Electronic Rekords Management, ERM) дегеніміз де , міне , осы . К ə сіпорында электрондық мұрағат жүйесін ендіру жоғарыда айтқанымыздай , құжаттарды іздестіруге , оларды көшірмелеу мен таратуға кететін уақытты мейлінше қысқартатындықтан қызметкерлердің еңбек өнімділігін арттыруға мүмкіндік жасайды .