Ақпараттық –анықтамалық құжаттар

Ақпараттық –анықтамалық құжаттарға хаттар, жеделхаттар, телефонограммалар, актілер, анықтамалар, мағлұмат хаттар мен түсінік хаттар, арыздар т.б.жатады. Ішкі тысқы ақпараттық-анықтамалық қатынас хаттар басқару құжаттары көлемінің 80 пайызын құрайды.

Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттарын, өтініш хаттары, ескерту және хабарлама хаттары, жарлық хаттар, ілеспе хаттар. т.б.

Жоғары мекемелер мен ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте нұсқау, түсіндіру , ресми сұрау салу түрінде болады. салаға бағынышты мекемелер хабарлар, сұратулар жібереді. Тең дәрежедегі қатарлас мекемелер өтініш, ұсыныс, растау, хабарлар т.б. алмасады.

Хаттар арнайы қағаздарға толтырылады және мынадай деректемелерден тұрады: қабылдаубшы, бұрыштама, бақылау белгісі, мәтін тақырыбы, мәтін, қосымшаның бар екені туралы белгі, қолы, орындаушы туралы белгі мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгі, хаттың келіп түскені туралы белгі.

Хат мәтіні, әдеттегідей, екі бөліктен тұрады. Алдымен хатты жазуға себеп болған жағдайлар (фактілер, оқиғалар, өзге құжаттарға сілтемелер) көрсетіледі, содан кейін қорытынды, ұсыныс өтініш-тілектер жазылады.

Мәтінді құрастыруда мынадай граматикалық үлгілер пайдаланады: өтінемеін, өтінеміз, кәсіпорын өтініш жасайды, басшылықпен еңбек ұжымы өтініш жасайды, ұсыныс енгіземіз, ұсынамыз, хабарлаймыз, түсіндіреміз, мәлім етеміз т.б.

Жіберілетін (шығыс) хаттарға мүдделі лауазым иелері бұрыштама белгі соғады. Мысалы, қаржы мәселесі бойынша хатқа бас бухгалтер белгі соғады. Бұрыштама белгілер кәсіпорынның өзінде қалатын хат көшірмесінің алдыңғы бетіне қойылады.

Егер құжат екі адрес бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі данасы арнаулы қағазға басылып, көшірмесі жай қағазға түсіріледі, яғни , барлығы үш дан болады.

Кей жағдайда хат мөрмен куәландырылады.

Қабылданатын (кіріс) хаттарға келіп түскендігі туралы белгі және кәсіпорынның басшы қызметкерлерінің тапсырманыорындауға алғандығы туралы бұрыштама белгі қойылады.

Онда орындаушының тегі, есімі, әкесінің аты, тапсырма мазмұны және орындау мерзімі көрсетіледі. Бұрыштамада міндетті түрде уақыты, қолы тұрады.

1. Баяндау хаттар

2. Анықтама және акт.

Баяндау хаттар. Ұйым басшысына қандай да бір мәселені жан –жақты қамтып баяндаған, қорытынды, ұсыныстар жасаған құжат.

Ұйымның өз ішіне арналған баяндау хаттар қолмен жазылып, жазған адамның қолы қойылады. Мерзімі көрсетіледі. Сонымен қатар, мекеменің атауы, құрлымдық бөлімшенің атауы, құжат аты, жазылған орны, мәтін тақырыбы, кімге арналғаны көрсетіледі.

Баяндау хат мекеменің атынан жоғары жаққа арналса, машикеге басылып, мекеме басшысы қол қяды.
Түсініктеме – қызметкердің қандайда болмасын бір жарлықты орындамау немесе тәртіп бұзу себептерін түсіндірген құжат түрі.

Түсініктеме қалыпты қағазға қолмен жазылады. Онда кәсіпорынның, құрылымдық бөлімшенің атауы, құжат түрі , күні, нөмірі көрсетіліп, тақырыбы , мәтіні жазылады, қолы қойылады. Түсініктемеге қосымшалар (анықтама, жол билеті т.б) тіркелуі мүмкін.

Анықтама және акт.
Анықтама – қандайда бір болмасын фактіні не оқиғаны сипаттап растайтын құжат.

Анықтама жоғары тұрған органның немесе лауазымды адамның нұсқауымен жазылады. Ол қажет ететін мәліметтерден ғана тұрады –ұсыныс, қорытынды болмайды.

Мекеменің өз ішіне қажет анықтамаға соны жазушы адам қол қояды, жоғарыға жіберілетін анықтамаға мекеме басшысы қол қояды.

Анықтамалар да баяндау хаттарға тән деректерден тұрады. Анықтамада бірнеше мәселелер қамтылса, мәтінін бірнеше бөлікке бөлген немесе кесте түрінде құрастырған жөн.

Жеке адамға байланысты анықтамалар қалыпты қағаздарға толтырылып, кадр бөлімі бастығының не кәсіпорын басшысының және бас бухгалтердің қолы қойылады, мөрмен куәландырылады.
Акт – бірнеше лауазымды адамдардың белгілі бір фактінің не оқиғаны растап қол қойған құжат түрі. Актіні жеке адам (тексеруші –ревизор, сарапшы –аудитор, инспектор) толтыруыда мүмкін.

Актілер кәсіпорынның не оның бөлімшесінің және жеке лауазымды адамдардың қызметін тексеру қорытындысы бойынша, мүлікті не құжатты қабылдау-өткізу, объектіні немесе тауар –ақшалық бағалы заттарды қабылдау кезінде жасалды.

Актіде мынадай леректер болады: кәсіпорын атауы, құжат мәтіні, қосымшасы бар екені туралы белгі, қолы.

Актіге комиссия төрағасының және мүшелерінің қолы қойылады.

Актінің мәтіні екі бөліктен: кіріспеден және белгілеуші бөліктен тұрады.

Кіріспеде актіні жасауға негіз болған құжат түрі, оның нөмірі, күні көрсетіледі. Ары қарай лауазымдары көрсетілген комиссия құрамы, сондай-ақ тексеру кезінде болған адамдардың тізімі аталады.

Белгілеуші бөлігінде комиссия жұмысының мақсат-міндеттері, мәні баяндалып, айқындалған фактілер ресімделеді. Актінің саны мүдделі жақтарға қажетті мөлшерде жасалып, мәтін соңында көрсетіледі.

Акт жасалған соң, комиссия оның мазмұнымен актіде аталған адамдарда қолхат алып таныстырады.

Акт әкімшілік тарапынан бекітіп, басқару шешімдеріншығру үшін негіз болады.