Жаңа тақырып
бойынша ақпарат беру:
(Слайд және кесте
арқылы түсіндіру)
Құжаттаманы басқару
құжаттарды есепке алу,
қозғалысқа
келтіру, жедел
сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету жəне
құжаттық
ақпараттарды
пайдалану жұмыстарын ұйымдастыру
мəселелерін
қамтиды. Құжаттаманы
басқару ісінің құрамдас бір бөлігі
құжат
айналымы болып
табылады.
Құжат айналымы деп
ұйымдағы құжаттардың жасалған
немесе
əр түрлі
технологиялар арқылы алынған сəтінен бастап
орындалғанға
немесе жөнелтілгенге
дейінгі қозғалысын айтады.
Құжат айналымы
мынадай талаптарға сəйкес болуы
керек:
1) құжаттардың
бағдарлы қозғалысы (құжаттар төте
жолмен
орындаушылар қолына
келіп түседі, құжаттардың кері
қозғалысы
мейлінше азайтылуы
тиіс);
2) құжаттардың
қызметкерлер арасында
лауазымдық
нұсқаулықтарға
немесе функционалдық міндеттерге сəйкес
нақты
бөлінуі;
3) құжаттар
қозғалысы технологиялық схемасы мен сол
бойынша
атқарылатын
технологиялық операциялардың бірыңғайлығы,
əр
операцияның бір
реттен ғана орындалуы;
Ұйымның құжат
айналымы мынадай ағымдардан
тұрады:
1) келіп түсетін
(кіріс) құжаттар;
2) жөнелтілетін
(шығыс) құжаттар;
3) ішкі құжаттар
(ұйым аясындағы міндеттердің
орындалуын
қамтамасыз ететін
құжаттар, яғни, хаттамалар, актілер,
түсіндірме
хаттар, негізгі
қызмет бойынша бұйрықтар, жеке құрам
бойынша
бұйрықтар, өкімдер
т.б.).
|