#1 слайд
Кафедра «казахского, русского и латинского языков» Презентация Письменная деловая коммуникация Выполнила Группа Приняла

1 слайд

#2 слайд
План • Введение • Основная часть • Виды деловой переписки • Ряд преимущества • Недостатки • Проблемы при отправлении электронных писем • Заключение • Интернет ресурсы

2 слайд

#3 слайд
Введение Деловые коммуникации - это связь, в процессе которой происходит передача информации. При этом объектом, получающим информацию, может быть не только человек, но и машина, животное. Коммуникация лежит в сфере официальных отношений и направлена на решение конкретной проблемы или достижение необходимого результата, исходя из общих интересов и целей коммуникантов, то она называется деловой. Деловая письменная коммуникация – средство формирования профессионального имиджа и эффективный инструмент организации и поддержания деловых контактов. Деятельность людей в организации невозможно представить без работы с деловыми документами , без переписки. В деловой сфере используются разные виды письменной коммуникации но самой распространенной формой является служебная переписка, которую называет иногда «общением в миниатюре». .

3 слайд

#4 слайд
Основная часть • Культура деловой коммуникации содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношений) эффективность: будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания. Специфической особенностью деловой коммуникации является её регламентированность, т. е. подчиненность установленным правилам и ограничениям. Эти правила определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а также национально-культурными традициями и общественными нормами поведения.Под письменной деловой коммуникацией нами понимается специфическая форма делового общения, направленная для передачи деловой информации между коммуникантами в форме письменных текстов с целью организации успешной совместной деятельности партнеров.

4 слайд

#5 слайд
• Основными видами делового общения являются: • представительское – общение на уровне правовых субъектов; • групповое – общение с аудиторией (подразделяется на публичную (адресат – конкретная группа лиц) и массовую коммуникацию (адресат неоднороден и анонимен); • общение культур – общение носителей различных систем ценностей, национальных характеров.

5 слайд

#6 слайд
Виды деловой переписки • Переписка – важнейший элемент делового общения. Практически любое управленческое решение, любая коммерческая сделка – и на стадии разработки, и заключения, и исполнения – сопровождается перепиской. Умение вести общение в письменной форме является одним из качеств, необходимых для достижения успеха в бизнесе • «Бумажное» письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, передающихся по почте. • В современном деловом общении актуально электронное письмо – документ, направляемый по электронной почте (каналом связи между базами персональных компьютеров). • Телеграмма – документ, передаваемый телеграфной сети общего пользования. • Телекс – документ, передаваемый по абонентской телексной сети. • Факсограмма (факс) – полученная на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. • Телефонограмма – разновидность переписки, представляющая собой сообщение информационного характера, передаваемое устно по телефону.

6 слайд

#7 слайд
Существует ряд преимуществ, которыми обладает письменная деловая коммуникация по сравнению с устной • Время хранения. Информация, зафиксированная в документах (письма и пр.), может храниться достаточно долго в неизменном виде. • Возможность контроля. Деловая переписка дает возможность вернуться, посмотреть, какое было обсуждение, какие договоренности были достигнуты. Таким образом, письменная коммуникация позволяет проконтролировать выполнение обязательств. • Возможность подумать. Вы не находитесь в непосредственном контакте с собеседником, есть возможность обдумать, проверить и в случае необходимости откорректировать сообщение. • Рациональное распределение времени. Полученное сообщение, как правило, не требует мгновенного восприятия и реакции, что обеспечивает более рациональное распределение рабочего времени. • Уменьшение эмоциональной составляющей. Особенности организации письменной коммуникации предполагают меньше эмоциональных реакций, больше внимания уделяется сознательному восприятию информации.

7 слайд

#8 слайд
Однако у письменной коммуникации есть и свои недостатки: • Зависимость успеха коммуникации от качества текста. Если текст плохо написан, он может требовать многочисленных письменных или устных разъяснений, а это делает общение долгим и запутанным. • Ограниченность невербальных средств. Письменная деловая коммуникация не подразумевает использование интонации, мимики, жестов. Нам приходится ориентироваться только на слова и их значение. • Затраты (временные, финансовые, материальные) на письменную коммуникацию больше, чем на устную. Это связано с необходимостью осуществлять целый цикл операций с сообщением (составление, получение, ознакомление, хранение и др.). Уменьшить эти затраты поможет развитие навыка ведения письменной коммуникации. • Невозможность контролировать восприятие сообщения. Вы не можете наблюдать, как читающий воспринимает информацию из вашего сообщения, сложнее получить оперативную обратную связь, убедиться в том, что собеседники друг друга верно понимают. Читающий может легко отвлечься от текста, и у вас нет способов воздействия на него.

8 слайд

#9 слайд
Пишите просто и понятно • У большинства участников деловой переписки нет лишнего времени. Они стараются сэкономить каждую минуту и избегают деятельности, которая потребует от них дополнительных временных затрат. Им нужна краткая информация по сути вопроса, представленная в доступной форме. Поэтому соблюдайте следующие правила: • Старайтесь писать короткими предложениями (не больше 20 слов каждое). • Употребляйте знакомые собеседнику слова, не используйте узкопрофессиональную терминологию при общении с представителями другой сферы деятельности. • Не будьте высокопарны, пишите так, как говорите. Например, не «По мере увеличения доходной части своего бюджета я решил приобрести в постоянное пользование новую электронно-вычислительную технику», а «Я стал получать много денег, поэтому решил купить новый компьютер». • Простые слова и мысли воспринимаются лучше, например, вместо «во многих случаях» можно просто «часто»; вместо «исходя из вышеизложенного» пишите «поэтому».

9 слайд

#10 слайд
Проблемы при отправлении электронных писем • Вы случайно нажали «Ответить всем». Вы хотели в ответ на письмо написать свое мнение конкретному человеку или предварительно обсудить с этим человеком свою позицию, но ошибочно вы нажали не «Ответить», а «Ответить всем». И вы разослали всем, включая и делового партнера (который, конечно, не должен был этого видеть), например, свои сомнения в том, что вы сможете выполнить обязательства по разработке программного обеспечения в срок. Это очень неловкая ситуация, и вы можете исправить ее, если сразу же сообщите, что совершили ошибку, и дадите разъяснения по этой ситуации .

10 слайд

#11 слайд
Заключение • При составлении делового письма следует обращать внимание не только на его содержание, но и на форму. Даже самое правильное по содержанию письмо может произвести совершенно обратное желаемому воздействие на адресата в силу неправильного тона или шероховатости изложения. • Не следует писать деловые письма, когда вы находитесь в состоянии сильного эмоционального возбуждения, - это может негативно отразиться на содержании вашего послания. • Следует избегать неоднозначных слов и выражений – двусмысленность ведет к непониманию. • И в заключении хотелось сказать, хорошее деловое письмо – это произведение искусства.

11 слайд

#12 слайд
Интернет ресурсы • https:// www.turboreferat.ru/records-management/pismennaya-delovaya-ko mmunikacii/266300-1546862-page1.html • https:// ppt-online.org/141240 • https://student-servis.ru/spravochnik/pismennaya-delovaya-kommuni katsiya /

12 слайд