Отрицание и отказ с позиций речевого этикета является сложным речевым действием. Под отказом собеседнику в чем-либо (отказ) в ситуации официально-делового общения предполагается вежливый, обоснованный отрицательный ответ на просьбу или требование.

Я не могу выполнить Вашу просьбу../,

Я не в силах помочь Вам...;

Сейчас это невозможно, потому что...;

Я вынужден отказать Вам в связи с....

Рекомендуется использовать приемы смягчения отказа:

Прошу прощения, но...;

Не расстраивайтесь, но... .

Использование имени-отчества собеседника, обращение к нему также является приемом, ослабляющим категоричность отрицательного речевого действия: Понимаете, Ольга Григорьевна, ...;

Видите ли, Иван Петрович,...; Поверьте, Светлана Ивановна...

В ситуации официально-делового общения запрещены эмоционально-экспрессивные, категоричные способы выражения отказа типа

Нет и еще раз нет!;

Это абсолютно исключено!;

Нельзя, это не положено!;

Что Вы! Это запрещено!

Ситуации обращения к кому-либо с просьбой в официально- деловом общении обязательно сопровождаются специальными речевыми формулами, подчеркивающими вежливость. Просьба предполагает выполнение какой-либо работы, поручения, поэтому выражается она часто в побудительном речевом действии.

Выпишите, пожалуйста, ...;

Заполните, пожалуйста, ...;

Пожалуйста, поставьте печать..:,

Будьте любезны, подпишите документ....например

Поверьте, Лариса Петровна, была бы рада Вам помочь, по сейчас это, к сожалению, невозможно;

Неудобно Вам отказывать, но не все в этой ситуации зависит от меня.

Успокойтесь пожалуйста, я вас очень прошу, не нужно горевать раньше времени.