ҚЫЗМЕТТІК ХАТТАР: ІС ЖҮРГІЗУДЕГІ МАҢЫЗЫ МЕН РӘСІМДЕУ ТАЛАПТАРЫ

ҚЫЗМЕТТІК ХАТТАР: ІС ЖҮРГІЗУДЕГІ МАҢЫЗЫ МЕН РӘСІМДЕУ ТАЛАПТАРЫ

Вакасова Алтын Шаштыевна

Аннотация

Бұл мақалада іс жүргізу пәні аясында кеңінен қолданылатын қызметтік хаттардың маңызы, түрлері және рәсімдеу талаптары жан-жақты қарастырылады. Қызметтік хаттар — ұйымдар арасындағы ресми жазбаша қарым-қатынастың негізгі құралы ретінде, басқарушылық шешімдер қабылдауда, ақпарат алмасуда, өтініш, ұсыныс және шақыру білдіруде маңызды рөл атқарады. Мақалада хаттың құрылымы, ресімдеу ережелері, тілдік нормалары мен стильдік ерекшеліктері нақты мысалдар арқылы түсіндіріледі. Сонымен қатар, дұрыс жазылған қызметтік хат мекеме беделін арттырып, іскерлік қарым-қатынасты нығайтатыны көрсетіледі. Мақала педагогтар мен іс жүргізу мамандарына, колледж оқытушылары мен студенттеріне арналған.

Аннотация

В этой статье подробно рассматриваются значение, виды и требования к оформлению служебных писем, которые широко используются в рамках дисциплины делопроизводства. Служебные письма-как основное средство формального письменного общения между организациями, играют важную роль в принятии управленческих решений, обмене информацией, выражении петиций, предложений и приглашений. В статье на конкретных примерах объясняется структура письма, правила оформления, языковые нормы и стилистические особенности. Кроме того, будет показано, что правильно написанное служебное письмо повышает авторитет учреждения и укрепляет деловые отношения. Статья предназначена для педагогов и специалистов по делопроизводству, преподавателей и студентов колледжей.

Annotation

This article discusses in detail the meaning, types and requirements for the design of official letters, which are widely used within the discipline of office management. Official letters, as the main means of formal written communication between organizations, play an important role in making managerial decisions, exchanging information, and expressing petitions, proposals, and invitations. The article explains the structure of the letter, the rules of formatting, linguistic norms and stylistic features using specific examples. In addition, it will be shown that a properly written official letter increases the authority of the institution and strengthens business relationships. The article is intended for educators and office management specialists, college professors and students.

Қызметтік хаттар — ұйымдар мен мекемелер арасындағы ресми қатынастың маңызды құралы. Олар басқарушылық шешімдер қабылдау, ақпарат алмасу, келіссөздер жүргізу және түрлі қызметтік мәселелерді шешу мақсатында қолданылады. Қызметтік хаттарды сауатты әрі дұрыс рәсімдеу мекеменің беделі мен іскерлік қарым-қатынасының сапасын арттырады.

Қызметтік хаттардың түрлері

Қызметтік хаттар мазмұны мен мақсатына қарай бірнеше түрге бөлінеді:

1. Ақпараттық хат — белгілі бір мәселе бойынша мәлімет беру үшін жазылады.

2. Сұраныс хат — қажетті ақпарат немесе құжаттарды сұрау мақсатында жолданады.

3. Өтініш хат — белгілі бір әрекетті орындау немесе көмек көрсету туралы өтініш білдіреді.

4. Ұсыныс хат — ұсыныс немесе кеңес беру мақсатында жазылады.

5. Ескерту хат — белгілі бір жағдайға назар аудару немесе ескерту жасау үшін қолданылады.

6. Шақыру хат — іс-шараларға шақыру мақсатында жолданады.

7. Ілеспе хат — негізгі құжатқа қосымша ретінде жіберіледі.

Рәсімдеу талаптары

Қызметтік хаттарды рәсімдеу кезінде келесі талаптарды сақтау қажет:

- Құрылымы:

- Құжаттың атауы (Қызметтік хат)

- Мекеме атауы мен мекен жайы

- Кіріспе сөз (мысалы, "Құрметті...")

- Негізгі мәтін (хаттың мазмұны)

Қорытынды бөлік (өтініш, ұсыныс, нұсқау)

- Қол қоюшы тұлға мен лауазымы

- Күні мен тіркеу нөмірі

- Қосымша (бар болса)

- Форматтау:

- Хат А4 форматында, мекеменің ресми бланкісінде дайындалады.

- Сол жақ шетінен кемінде 2,5–3 см, оң жақ шетінен 1–1,5 см, жоғарғы және төменгі жағынан 2 см орын қалдыру қажет.

- Хаттың мәтіні бір бетке сыйғаны жөн. Егер бірнеше беттен тұрса, әр бет нөмірленеді.

- Тілдік талаптар:

- Ресми-іскери стильде жазылады.

- Мәтін қысқа, нақты, түсінікті болуы керек.

- Артық сөздер мен күрделі сөйлем құрылымдарынан аулақ болу қажет.

Қызметтік хаттарды дайындау барысында ескерілетін жайттар:

- Хаттың мазмұны нақты және дәлелді болуы тиіс.

- Қажетті деректер мен фактілерді көрсету маңызды.

- Құрметті және сыпайы тіл қолдану қажет.

- Құжаттағы ақпараттың дұрыстығын бірнеше рет тексеру ұсынылады.

Қорытынды

Қызметтік хаттар — ұйымның ішкі және сыртқы коммуникациясының ажырамас бөлігі. Оларды дұрыс әрі сауатты рәсімдеу мекеменің имиджін қалыптастырып, іскерлік қатынастардың тиімділігін арттырады. Сондықтан қызметтік хаттарды дайындау кезінде барлық талаптар мен ережелерді сақтау маңызды.

Пайдаланылған әдебиеттер:

1. «Іс қағаздарын жүргізу» – Stud.kz, https://stud.kz/referat/show/29641

2. «Қызметтік хаттарды ресімдеу жолдары» – Stud.kz, https://stud.kz/referat/show/234573

3. «Іскерлік хаттарды жасау ерекшеліктері және қағидалары» – Делопроизводство в Казахстане № 4, Апрель 2019, https://e.delopro.mcfr.kz/720614

4. «Іс қағаздарын қазақ тілінде жүргізу» – Stud.kz, https://stud.kz/referat/show/51092

5. «Қызметтік хаттар» – Тәрбие.kz, https://www.tarbie.kz/11532